Das Pflichtenheft ist die Grundlage für ein Software-Projekt. Der Inhalt des Pflichtenheftes dient als Leitfaden zur Orientierung, welche Lösungen der Kunde wünscht und wie diese vom Softwareentwickler umgesetzt werden sollen.
Bevor es an das wichtige Pflichtenheft geht, muss erst einmal geklärt werden, welche Anforderungen der Kunde an die Software stellt. Die Soll-Funktionen und die Prozesse, die der Kunde wünscht, werden im sogenannten Lastenheft festgelegt. Darin präsentiert der Kunde seine Vorstellungen und legt fest, welche Funktionen und Prozesse die Software bieten muss.
Ist das Lastenheft fertig, ist der Softwareentwickler gefragt. Im sogenannten Pflichtenheft geht er auf die Anforderungen des Kunden ein und präsentiert seine Lösung. Dabei dient das Lastenheft als Basis, um das Pflichtenheft zu erstellen. Das Pflichtenheft klärt dabei zwei wesentliche Punkte: wie und womit die Anforderungen des Kunden in der Software umgesetzt werden sollen. Es zeigt also einerseits das Problem beziehungsweise den Wunsch des Kunden und auf der anderen Seite die Lösung, die der Entwickler mit seiner Software anbietet.
Während das Lastenheft hauptsächlich vom Kunden selbst erstellt wird, ist das Pflichtenheft praktisch eine Gemeinschaftsarbeit zwischen Kunde und Entwickler. Die Hauptaufgabe geht allerdings vom Entwickler aus. Er analysiert die Anforderungen des Kunden und schnürt, falls nötig, ein individuelles Softwarepaket, das alle Anforderungen umsetzt.
Das Pflichtenheft dient als Leitfaden zur Erstellung der Softwarelösung für den Kunden. Es ist Arbeitsgrundlage für den Entwickler und zugleich eine Präsentation für den Kunden, was dieser von der Software erwarten kann und welche Lösungsansätze es gibt. Deshalb ist es sehr wichtig, dass das Pflichtenheft alle konkreten Angaben enthält, die für die Entwicklung und Bereitstellung der Software erforderlich sind. Idealerweise ist es für den Kunden verständlich und dennoch spezifisch.
Um eine einheitliche Umsetzung des Pflichtenhefts zu gewährleisten, gilt hier die DIN 69901-5. Sie regelt den Aufbau des Pflichtenhefts und sorgt dafür, dass es stets nach den gleichen Maßstäben konzipiert wird. So finden sich Kunden und Entwickler zurecht und auch neu hinzu kommende Entwickler oder Ansprechpartner beim Kunden können sich schnell einarbeiten. Einheitliche Standards sind gerade hierfür unverzichtbar. Zudem ist eine Software ein komplexes Konstrukt. Ein genaues und nach festen Standards erstelltes Pflichtenheft ist ebenso für den Entwickler einfacher zu verstehen und die Abarbeitung der einzelnen Punkte erfolgt nach einem gewissen System. So soll sicher gestellt werden, dass am Ende nichts vergessen wird und alle Anforderungen des Kunden umgesetzt werden.